Mientras más tiempo se demoren las organizaciones en determinar quién es responsable (y quién debe pagar) por los distintos elementos de la estrategia de transporte, más tiempo valioso se desperdiciará.
Dado que el transporte puede afectar una amplia gama de otras “áreas funcionales” en los grandes eventos (por ejemplo, gestión de multitudes, seguridad, logística y manejo de residuos), todos estos elementos individuales deben trabajar en armonía para lograr un buen resultado.
Los planes de la seguridad suelen cambiar con frecuencia de acuerdo a las amenazas que se presenten. Los planes de transporte y seguridad deben ser siempre compatibles entre sí para evitar que se presente congestión de vehículos y personas, especialmente en las entradas de las sedes de los eventos.
Con las inevitables restricciones políticas y de presupuesto, llega un momento en el que hay que aceptar que “tienes lo que tienes” y debes trabajar con eso.
Invertir en la creación de un único conjunto de herramientas para pronosticar la demanda de transporte que todos usen. Mantener un registro de todos los supuestos y actualizarlos según se vayan concretando los detalles del evento. Esta inversión se pagará por sí misma muchas veces.
Esto incluye a las autoridades locales, la policía y operadores de transporte. No puedes hacerlo por tu cuenta. Necesitarás su ayuda para que el evento sea exitoso.
Si otros actores clave no entienden el plan de transporte, entonces no se tiene un plan real. Todos los implicados deben entender el plan para que puedan hacer fuerza hacia la misma dirección.
Las cosas van a cambiar, sin duda. Horario de los eventos, lugares, incluso el tipo de evento va a cambiar a lo largo del proceso de planificación, lo que requiere cambios en el plan de transporte.
Se debe tener cuidado al transferir los datos recogidos en un evento para la planificación de otro. Sí, algunos aspectos serán similares, pero otros serán tremendamente afectados por cambios en la geografía, la cultura o la infraestructura de transporte disponible en diferentes ciudades. La clave es entender lo que se puede y lo que no se puede transferir de forma segura.
Mantener planes y políticas de operación lo más coherente posible en todas las sedes del evento. Esto hace que la capacitación del “staff” sea más eficiente y proporcione una mayor flexibilidad en caso de necesitar trasladar personal de un lugar a otro.
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